Déclaration de confidentialité relative au traitement de données à caractère personnel de candidats à un emploi

iKanbi Group SA comprend l'importance de la protection des Données personnelles. La présente Déclaration de confidentialité (ci-après “la Déclaration”) contient des informations importantes sur le traitement de vos Données personnelles par iKanbi Group SA (ci-après “iKanbi Group”) lorsque vous postulez à un emploi auprès du groupe iKanbi.

Dans cette Déclaration, on entend par :

• “ Donnée à caractère personnel ” (ci-après, ‘Données personnelles’ ou ‘Données’) : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»); est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
• “Responsable du traitement des données”: la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

Portée de la présente Déclaration

Objectif

En application des réglementations et lois applicables en matière de protection des données, telles que le Règlement général sur la protection des données 2016/679 et les lois nationales sur la protection des données, iKanbi Group souhaite préciser quelles catégories de Données personnelles sont collectées, et comment vos données seront utilisées et avec qui les Données personnelles sont partagées. Elle énonce également vos droits en ce qui concerne vos Données personnelles.

Destinataire de cette Déclaration

Cette Déclaration s'applique :

• aux candidats à l'emploi qui postulent via le bouton “Postuler” de notre site internet www.ikanbi.com ;
• à tout autre candidat à un emploi qui entre en contact avec iKanbi Group dans le cadre d'une candidature à un emploi (par exemple, les candidatures spontanées).

Dans la mesure où iKanbi Group est susceptible de collecter et de traiter des Données de tiers que vous lui avez communiquées, nous vous demandons de bien vouloir informer les dits tiers de l'existence de cette Déclaration afin qu'ils puissent prendre connaissance du traitement qu’iKanbi Group effectue sur leurs Données et de leurs droits.

Responsable du traitement des données et Délégué à la protection des données

• Responsable du traitement des données

Dans le cadre de ses activités, iKanbi Group est amené à traiter vos Données personnelles en sa qualité de Responsable du traitement dans la mesure où il détermine les moyens et les finalités du ou des traitements.

Coordonnées du Responsable du traitement :

• Nom de l'entreprise : iKanbi Group SA
• Courriel : info@ikanbi.com
• Adresse postale : Place du Champ de Mars 5 – 1050 Bruxelles (Belgique)
  
  
• Délégué à la Protection des Données

iKanbi Group a désigné un Délégué à la Protection des Données (‘DPD’ ou ‘DPO’). La mission du DPO est d'informer toute personne concernée sur les Données traitées. Il fournit des conseils et veille au respect de la réglementation en vigueur, notamment le RGPD.

Vous pouvez contacter le DPO pour toute question relative au traitement de vos Données personnelles et à l'exercice de vos droits.

Coordonnées :

• E-mail : dpo@ikanbi.com
• Téléphone : +32 4 256 97 11
• Adresse postale : iKanbi Group SA

Place du Champ de Mars 5

1050 Bruxelles

Belgique

Catégories de Données à caractère personnel traitées

1. Données d’identification personnelles, telles que le nom et l’adresse ;
2. Données d’identification électroniques, telles que l’adresse email, le numéro de GSM et les cookies ;
3. Détails personnels, tels que l’âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil, la nationalité et la langue ;
4. Statut d’immigration, tel que l’existence d’un permis de travail valide en Belgique ;
5. Descriptions psychiques, telles que la personnalité au travers d’un test psychotechnique ;
6. Curriculum académique ;
7. Qualifications professionnelles, telles que les formations professionnelles et la possession d’un permis de conduire ; 
8. Expériences professionnelles ;
9. Affiliation/participation à des organisations professionnelles ;
10. Publications ;
11. Informations concernant l’emploi actuel ;
12. Informations concernant le recrutement ;
13. Informations concernant la fin de l’emploi ;
14. Données relatives à la carrière ;
15. Données relatives à l’organisation du travail ;
16. Données salariales ;
17. Evaluation ;
18. Formation à la fonction ;
19. Images ;
20. Données relatives à la sécurité, telles que mot de passe ;
21. Données relatives aux activités de loisirs et intérêts

Il n’est, par principe, jamais demandé aux candidats de communiquer des informations dites sensibles au sens de la législation relative à la protection des données, sauf précisément lorsque la loi l’exigerait ou l’autoriserait dans un cas particulier. C’est pourquoi, quand un candidat remplit un formulaire de candidature ou complète son profil ou échange de quelque manière que ce soit avec un membre du personnel d’ iKanbi Group il lui est demandé, de manière générale, de ne pas communiquer d’informations de ce type, c’est-à-dire des données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé ou des données concernant la via ou l’orientation sexuelle, des condamnations pénales et des infractions.

Collecte des Données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont collectées de diverses manières.

• Envoi d’une candidature :

iKanbi Group traite l’ensemble des données que les candidats transmettent lorsqu’ils remplissent un formulaire d’inscription, soit en réponse à une offre d’emploi, soit en posant une candidature spontanée.

Pour compléter ces formulaires d’inscription, les candidats sont invités à communiquer leurs données de contact (nom, prénom, numéro de téléphone et adresse e-mail) ainsi qu’à transmettre un CV.

Après avoir transmis ces données à iKanbi Group, les candidats peuvent, s’ils le souhaitent, se connecter à leur profil personnel et sécurisé afin de modifier les données déjà transmises et/ou compléter leur profil en mentionnant d’autres données nécessaires aux finalités qui sont exposées ci-après : expériences professionnelles, formation, langues maîtrisées, salaire souhaité, photo, etc.

• Entretien téléphonique et/ou vidéo

Lorsqu’un candidat choisit de fournir les données précitées via un formulaire d’inscription et/ou par le biais d’une candidature spontanée, il accepte explicitement que iKanbi Group utilise ses données pour le contacter par téléphone et/ou par email afin de recevoir davantage d’informations de la part de iKanbi Group et, s’il le souhaite, de donner davantage d’informations sur ses attentes professionnelles.

• Entretien de recrutement

Lorsqu’un candidat accepte de passer un entretien avec iKanbi Group, il accepte explicitement que iKanbi Group utilise ses données à caractère personnel pour le convier à cet entretien et pour l’évaluer au cours de cet entretien, notamment par le biais de tests psychotechniques ainsi que pour vérifier les références et renseignements fournis. Si la réglementation ou la législation l'autorise, iKanbi Group peut recevoir des informations sur vous en prenant contact avec d’anciens employeurs, des entreprises et/ou organismes renseignés par le candidat, lorsque ce dernier a donné son consentement, ou depuis des sources accessibles au public, telles que LinkedIn.

Finalités du traitement des Données à caractère personnel

Les données énoncées au point 3 de la présente Déclaration sont susceptibles d’être traitées par iKanbi Group pour procéder au recrutement de nouveaux collaborateurs et pour analyser et gérer des candidatures. Ceci implique :

• La collecte de données via un formulaire d’inscription ou une candidature spontanée, le profil personnel du candidat, un entretien téléphonique, voire vidéo, un entretien en face à face, des tests psychotechniques, des questionnaires de personnalités, etc.
• La sauvegarde de ces données ;
• La consultation de ces données ;
• La vérification et l’analyse de ces données ;
• La production de statistiques, d’études de marché, … ayant pour but d’améliorer l’expérience des candidats ;
• La communication proactive de nouvelles offres d’emploi pouvant répondre aux attentes professionnelles exprimées par les candidats lorsqu’ils ont complété un formulaire d’inscription et/ou leur profil.

Enregistrement de vos Données dans une réserve de recrutement

iKanbi Group conserve les données de candidats non-retenus dans une réserve de recrutement pendant une période de 12 mois à compter du dernier contact avec ledit candidat sur la base de l’intérêt légitime d’iKanbi Group, qui est celui de pouvoir contacter les candidats qui n'ont pas été retenus afin de leur proposer de nouvelles offres d'emploi dès que des postes vacants se libèrent au sein d’iKanbi Group.

A cette fin, iKanbi Group collecte et traite les catégories de Données suivantes :

• Données d'identification personnelle;
• Données relatives à la formation et à la carrière;
• D'autres Données fournies par le candidat.

Assurer la sécurité des biens et des personnes

Le traitement des Données à caractère personnel d'un candidat est justifié et nécessaire dans le cadre du processus de recrutement et en vue de l’exécution de mesures précontractuelles ou sur la base de l'intérêt légitime d’iKanbi Group. Nous notons les types de traitement suivants : sécurisation de l'entreprise, protection de ses actifs et mise en œuvre de toutes les mesures visant à prévenir toute intrusion.

Dans ce contexte, les catégories de Données suivantes seront traitées :

• Images (photos/vidéos notamment prises par le biais du système de caméras de surveillance d’iKanbi Group).

Les images recensées par le biais des caméras de surveillance sont conservées durant un laps de temps déterminé évoqué au point 9 de la présente Déclaration. 

La base juridique du traitement des Données personnelles

Les Données personnelles mentionnées ci-dessus sont traitées et collectées uniquement dans la mesure où elles sont nécessaires pour atteindre les objectifs décrits dans l'article 5.

Conformément à l'article 6 du RGPD, iKanbi Group n'utilisera et ne traitera vos Données que si les conditions suivantes sont remplies :

• L'utilisation de vos Données est nécessaire pour effectuer, à votre demande, les étapes nécessaires de la procédure de recrutement et, le cas échéant, pour conclure un contrat avec vous.
• Vous avez consenti à l'utilisation de vos Données. Dans la mesure où nous traitons vos informations personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Vous pouvez le faire en nous contactant (voir infra).
• L'utilisation des Données du candidat pendant le processus de recrutement est nécessaire dans le cadre des intérêts légitimes d’iKanbi Group. Lorsque iKanbi Group traite les Données d’un candidat pour satisfaire ses intérêts légitimes, il est veillé à ce qu'un juste équilibre soit trouvé entre les droits et libertés fondamentaux du candidat, y compris le respect de sa vie privée, et son ou ses intérêts légitimes.
• Enfin, dans certains cas, iKanbi Group peut être légalement tenu de traiter certaines Données en vertu de certaines obligations légales, et le cas échéant de les divulguer aux autorités compétentes.

Utilisation et partage des données à caractère personnel

 iKanbi Group peut partager vos Données personnelles avec des entités liées et appartenant au même groupe d’entreprises.

iKanbi Group peut partager vos informations personnelles avec des tiers qui exercent des fonctions en son nom et lui fournissent des services, tels que son fournisseur de logiciels de recrutement, des conseillers professionnels ou des consultants en informatique effectuant des tests et des travaux de développement sur ses systèmes de technologie commerciale.

iKanbi Group peut divulguer vos Données personnelles aux autorités publiques pour se conformer à ses obligations légales ou dans l'intérêt de la sécurité, de l'intérêt public ou de l'application de la loi.

iKanbi Group peut également divulguer des Données dans le cadre d'un litige réel ou potentiel ou pour protéger sa propriété, sa sécurité, ses collaborateurs et autres droits ou intérêts.

De plus, les données des candidats sont également partagées avec :

• Les candidats eux-mêmes ;
• Les membres du personnel de IKANBI GROUP ;
• Le bureau de recrutement mandaté par IKANBI GROUP pour la sélection des candidats ;
• Les Données personnelles de candidats ne seront pas vendues ou louées à des tiers.

Transfert de vos Données personnelles en dehors de l'UE/EEE

Les données personnelles des candidats sont traitées en Belgique et stockées dans un data center aux Pays-Bas.

iKanbi Group ne transfère pas de Données à caractère personnel en dehors de l'Union européenne (UE) ou de l'Espace économique européen (EEE).  Si iKanbi Group prévoit de les stocker et/ou de les traiter en dehors de l'UE/EEE, il doit le notifier explicitement et s'assurer qu’un niveau de protection équivalent est garanti.

Si les Données personnelles de candidats devaient être transférées à un tiers établi dans un pays qui n'est pas réputé offrir un niveau de protection des droits des personnes physiques à l'égard de leurs données personnelles équivalent à celui de l'Espace économique européen (EEE), le transfert des Données sera encadré par l’un des mécanismes prévus au chapitre V du Règlement général sur la protection des données 2016/679.

Durée de conservation des Données à caractère personnel

Lorsqu’un candidat remplit un formulaire d’inscription, transmet une candidature spontanée et/ou complète son profil personnel, il accepte explicitement que ses données soient conservées dans une base de données gérée par IKANBI GROUP.

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au processus de recrutement du candidat concerné pour l’(les) offre(s) d’emploi existante(s) pour la(les)quelle(s) il a manifesté un intérêt et pendant 12 mois après la fin de la ou les procédure(s) de sélection correspondante(s), ce qui permet à IKANBI GROUP durant ce laps de temps de gérer le suivi administratif et juridique de cette candidature mais également de soumettre au candidat de nouvelles offres d’emploi pouvant répondre à ses attentes professionnelles. Toutefois, de manière exceptionnelle, les données peuvent être conservées plus longtemps encore si ce suivi juridique et administratif nécessite une durée de conservation plus longue.

Les candidats sont avertis par e-mail 3 semaines avant la suppression prévue de leurs données. Les candidats peuvent alors, s’ils le souhaitent, demander explicitement à iKanbi Group de conserver leurs données pour un nouveau délai de 12 mois afin de permettre à iKanbi Group de les contacter proactivement pour leur proposer une offre d’emploi susceptible de les intéresser. En ce cas, la même procédure sera de mise avant la fin de cette nouvelle période de 12 mois, et ainsi de suite. En l’absence de réaction des candidats à l’issue de cette période de 3 semaines, les données seront automatiquement et définitivement supprimées.

 Si votre demande d'emploi est acceptée, les Données personnelles recueillies au cours du processus de recrutement seront transférées dans votre dossier personnel et conservées pendant la durée de votre emploi. La période pendant laquelle vos Données seront conservées vous sera communiquée dans une Déclaration distincte destinée aux collaborateurs, qui deviendra dès lors applicable.

iKanbi Group conserve les images issues des caméras de surveillance pendant une période d’un mois, sauf demande contraire des autorités compétentes.

Droits

Les candidats, en se connectant à leur profil personnel, ont à tout moment le droit d’accéder à leurs données personnelles, de les éditer, de les corriger et de les supprimer. Il leur est également loisible de retirer leur consentement quant au traitement de leurs données personnelles.

En parallèle, tout candidat dispose des droits suivants relatifs aux Données personnelles qu’iKanbi Group détient à son sujet :

• Droit d'être informé : le candidat a le droit d'être informé, au plus tard au moment de la collecte de ses Données, sur le traitement de ses Données qu’iKanbi Group effectue, de ses droits y afférents et l'exercice de ces droits. A ce titre, nous avons rédigé cette Déclaration.
  
  
• Droit d'accès : le candidat a le droit de consulter les informations le concernant et d'obtenir une copie des informations détenues à son sujet.
  
  
• Droit de rectification : le candidat a le droit de demander de rectifier, compléter ou supprimer les Données périmées, incorrectes ou incomplètes qu’iKanbi détient à son sujet.
  
  
• Droit à l’effacement («droit à l’oubli ») : dans certaines circonstances, le candidat a le droit d'obtenir l'effacement des Données personnelles qu’iKanbi Group détient à son sujet, par exemple, lorsque ces Données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou lorsque vous avez retiré votre consentement et qu'il n'existe aucune autre base juridique pour le traitement des Données. Dans le cas où iKanbi Group aurait transmis les données visées à d’autres personnes, iKanbi Group prendra toutes les mesures raisonnables pour informer ces personnes de la demande d’effacement de tout lien vers ces données ou de toute copie ou reproduction de celles-ci.
  
  
• Droit d'opposition et de restriction/limitation du traitement des Données : dans certaines circonstances, le candidat a le droit de demander la limitation du traitement de ses Données à caractère personnel. iKanbi Group peut ainsi arrêter temporairement et/ou partiellement le traitement qui est effectué. Le candidat peut également demander d’arrêter définitivement un traitement déterminé ou tous les traitements qu’iKanbi Group effectue concernant ses Données à caractère personnel en exerçant son droit d’opposition.
  
  
• Droit à la portabilité : À la demande d'un candidat et à condition que cela soit techniquement possible, iKanbi Group doit fournir aux candidats une copie de ses Données à caractère personnel traitées, dans un format numérique, lisible et structuré. Ainsi, les candidats peuvent les sauvegarder pour une (ré)utilisation personnelle, ou demander au Responsable du traitement de les transférer à un autre Responsable du traitement.

La législation sur la protection des Données limite ce droit quant aux Données qui ont été initialement fournies à iKanbi Group par le candidat lui-même.

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations concernant le traitement de vos Données personnelles ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter via l’un des canaux suivants :

• Par courriel: dpo@ikanbi.com
• Par courrier:
  
  iKanbi Group SA
  Place du Champ de Mars, 5
  1050 Bruxelles
  Belgique 

Il est demandé au candidat d'indiquer clairement quel droit ce dernier souhaite invoquer, à quel traitement de Données il souhaite s’opposer, quel traitement il souhaite limiter ou quel consentement il désire retirer.

En cas de doutes raisonnables quant à l’identité de la personne qui émet la demande, iKanbi Group peut demander que lui soient fournies des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer l'identité de la personne concernée.

Lorsqu’un candidat exerce ses droits, aucun frais ne lui sera demandé, sauf si iKanbi Group considère que la demande est manifestement infondée ou excessive (ce sera le cas, par exemple, lorsqu'il s'agit d'une demande répétée).

Toutefois, iKanbi Group peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les dépenses administratives liées à toute copie supplémentaire demandée.

Pour toute demande relative à ses droits, iKanbi Group répondra à la demande du candidat dans un délai d'un mois. Toutefois, ce délai peut être porté à deux mois si la demande s'avère complexe et/ou en raison du nombre de demandes qu’iKanbi a à traiter. En cas de prolongation de ce délai, iKanbi Group en informera le candidat en lui donnant la raison de cette décision.

iKanbi Group notifie aux tiers auxquels les Données ont été communiquées les rectifications, effacements ou limitations effectués, sauf si cela s'avère impossible et/ou entraîne un effort disproportionné.

Dans certaines circonstances prévues par la loi, iKanbi peut refuser l'accès aux informations du candidat ou ne pas accepter la demande du candidat demande lorsqu’iKanbi Group est autorisé à le faire en vertu de la législation applicable en matière de protection des données.

Le candidat a le droit de contacter et d'introduire une plainte auprès de l'Autorité belge de Protection des Données via :

“Autorité de protection des données”,

Drukpersstraat 35,

1000 Brussel

T  : +32 (0)2 274 48 00  ;

F  : +32 (0)2 274 48 35  ;

Email  : contact@apd-gba.be,

Website  : www.autoriteprotectiondonnees.be 

Sécurité des données à caractère personnel

Les données personnelles des candidats sont traitées en Belgique et stockées dans un data center aux Pays-Bas.

Vos Données sont considérées comme strictement personnelles. À cette fin, iKanbi Group a pris toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour les protéger contre toute destruction, perte ou altération accidentelle ainsi que contre tout dommage, accès accidentel ou illicite ou autre traitement injustifié des Données.

Le fournisseur de l’outil de recrutement prend également des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données des candidats, en particulier contre la manipulation et l’accès non autorisé, et déploie ses meilleurs efforts pour que ces mesures soient le plus à jour possible, et ce compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour les candidats.

Modification de cette Déclaration

Ikanbi Group se réserve le droit de modifier ou de compléter cette Déclaration si nécessaire. iKanbi Group conseille dès lors de le consulter régulièrement et veillera à ce que les éventuels changements, modifications ou adaptations soient clairement notifiés.